วิธีคำนวณค่า OT Air และค่าไฟออฟฟิศอย่างแม่นยำ พร้อมสูตรและตัวอย่างจริง
สำหรับผู้บริหาร ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ หรือเจ้าหน้าที่ HR/Admin การบริหารจัดการงบประมาณสำนักงานถือเป็นภารกิจสำคัญอย่างยิ่ง หนึ่งในรายการค่าใช้จ่ายที่ผันผวนและสร้างความประหลาดใจให้กับตัวเลขในบัญชีมากที่สุดเมื่อถึงสิ้นเดือน คือ "ค่าไฟฟ้าออฟฟิศ" และ "ค่าเครื่องปรับอากาศนอกเวลาทำการ" (OT Air - Overtime Air Conditioning)
หลายองค์กรพบบัญชีค่าใช้จ่ายที่สูงเกินจริงเพียงเพราะขาดความเข้าใจในโครงสร้างการคิดคำนวณของอาคาร หรือวางแผนการทำงานนอกเวลาไม่รัดกุม บทความนี้จะพาทุกท่านมาเจาะลึกสูตรการคำนวณค่าไฟออฟฟิศและค่า OT Air อย่างเป็นระบบ พร้อมตัวอย่างการคิดคำนวณจริงที่สามารถนำไปปรับใช้ได้ทันที
1. โครงสร้างการคิดค่าไฟฟ้าออฟฟิศในประเทศไทย
การคำนวณค่าไฟฟ้าของออฟฟิศในอาคารสำนักงานโดยทั่วไปจะแบ่งออกเป็น 2 รูปแบบหลัก ตามลักษณะของพื้นที่เช่า:
รูปแบบที่ 1: เช่าพื้นที่อาคารสำนักงาน (อาคารพาณิชย์/ตึกสูง)
ในอาคารสำนักงานเช่า ทางอาคารจะติดตั้งมิเตอร์ไฟฟ้าแยกตามยูนิตเช่า โดยมีอัตราคิดค่าไฟ 2 แบบ:
1. คิดตามอัตราการไฟฟ้านครหลวง (MEA) หรือการไฟฟ้าส่วนภูมิภาค (PEA): อาคารบางแห่งจะคิดค่าไฟตามอัตราจริงของการไฟฟ้า บวกค่าบริการตามจริง
2. คิดตามอัตราคงที่ของอาคาร (Fixed Unit Rate): อาคารส่วนใหญ่มักบวกค่าบำรุงรักษาระบบไฟฟ้าลงไป โดยกำหนดราคาต่อหน่วยแบบคงที่ เช่น 6.00 – 8.00 บาทต่อหน่วย (kWh)
รูปแบบที่ 2: ออฟฟิศสแตนด์อะโลน หรืออาคารที่คิดอัตรา TOU (Time of Use)
หากออฟฟิศใช้มิเตอร์ไฟฟ้าตรงกับการไฟฟ้าในประเภทกิจการขนาดกลางหรือขนาดใหญ่ อัตราค่าไฟจะถูกคำนวณแบบ TOU (Time of Use Rate) ซึ่งแบ่งตามช่วงเวลาดังนี้:
1. On-Peak (ช่วงความต้องการไฟฟ้าสูง): วันจันทร์ – ศุกร์ เวลา 09:00 – 22:00 น. (อัตราค่าไฟต่อหน่วยสูงที่สุด)
2. Off-Peak (ช่วงความต้องการไฟฟ้าต่ำ): วันจันทร์ – ศุกร์ เวลา 22:00 – 09:00 น. และวันเสาร์-อาทิตย์ รวมถึงวันหยุดนักขัตฤกษ์ตลอด 24 ชั่วโมง (อัตราค่าไฟต่อหน่วยถูกกว่า On-Peak ประมาณ 40-50%)
2. สูตรและตัวอย่างการคำนวณค่าไฟฟ้าออฟฟิศ
การคำนวณค่าไฟของอุปกรณ์ไฟฟ้าภายในออฟฟิศ (คอมพิวเตอร์, แสงสว่าง, เครื่องถ่ายเอกสาร, แอร์แบบ Split Type) ดังนี้:
การคำนวณ:
สมมติว่าออฟฟิศของคุณมีอุปกรณ์ไฟฟ้าดังนี้ (คิดอัตราค่าไฟเหมาของอาคารที่ 7.00 บาท/หน่วย ทำงานเดือนละ 22 วัน):
1. คอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊ก/PC: 30 เครื่อง (เครื่องละ 150 วัตต์) เปิดวันละ 8 ชั่วโมง
1.1 หน่วยไฟต่อวัน = (150 X 30 เครื่อง X 8 ชม.) / 1,000 = 36 หน่วย
1.2 ค่าไฟต่อวัน = 36 X 7.00 = 252 บาท1.3 ค่าไฟต่อเดือน = 252 X 22 = 5,544 บาท
2. ไฟส่องสว่าง LED: 40 หลอด (หลอดละ 18 วัตต์) เปิดวันละ 10 ชั่วโมง
2.1 หน่วยไฟต่อวัน = (18 วัตต์ X 40 หลอด X 10 ชม.)/ 1,000 = 7.2 หน่วย
2.2 ค่าไฟต่อวัน = 7.2 X 7.00 = 50.4 บาท
2.3 ค่าไฟต่อเดือน = 50.4 X 22 = 1,108.8 บาท
3. เครื่องปรับอากาศ Split Type (ห้องประชุม): 2 เครื่อง (ขนาด 24,000 BTU หรือประมาณ 2,000 วัตต์/เครื่อง) เปิดวันละ 4 ชั่วโมง
3.1 หน่วยไฟต่อวัน = (2,000 X 2 เครื่อง X 4 ชม.) / 1,000 = 16 หน่วย
3.2 ค่าไฟต่อวัน = 16 X 7.00 = 112 บาท
3.3 ค่าไฟต่อเดือน = 112 X 22 = 2,464 บาท
รวมค่าไฟฟ้าประมาณการของอุปกรณ์กลุ่มนี้ = 9,116.80 บาทต่อเดือน (ยังไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม 7%)
3. ทำความเข้าใจเรื่อง "ค่า OT Air" (Overtime Air Conditioning)
ระบบปรับอากาศในอาคารสำนักงานเกรด A และ B ส่วนใหญ่เป็นระบบ Central Air (Chiller หรือ VAV) ซึ่งอาคารจะรวมค่าบริการเปิดแอร์ไว้ในค่าเช่าสำหรับ เวลาทำการปกติ เท่านั้น (เช่น วันจันทร์ – ศุกร์ เวลา 08:00 – 18:00 น. หรือ 08:30 – 17:30 น. และวันเสาร์ 08:00 – 12:00 น. แล้วแต่ข้อตกลง)
หากพนักงานต้องทำงานนอกเวลาทำการปกติ อาคารจะต้องเดินเครื่อง Chiller หรือปั๊มน้ำระบายความร้อนขนาดใหญ่ทั้งอาคาร ทำให้เกิดต้นทุนพลังงานสูง อาคารจึงเรียกเก็บ "ค่า OT Air" เพิ่มเติมจากผู้เช่า
รูปแบบการคิดค่า OT Air ของอาคารสำนักงาน:
1. คิดตามพื้นที่จริง (บาท / ตารางเมตร / ชั่วโมง):
1.1 เป็นรูปแบบที่นิยมที่สุด เช่น คิดอัตรา 1.50 – 3.00 บาท / ตร.ม. / ชั่วโมง
1.2 มักมีการกำหนด ขั้นต่ำในการเปิดต่อครั้ง เช่น ขั้นต่ำ 100-200 ตารางเมตร หรือขั้นต่ำ 2-3 ชั่วโมง
2. คิดตามรายพื้นที่โซน (Flat Rate per Zone / Hour):
2.1 เหมาะกับอาคารที่มีระบบกั้นโซน VAV หรือเฉพาะชั้น เช่น เหมาจ่าย 1,000 – 2,500 บาท / ชั่วโมง / ชั้น หรือ / โซน
2.2 คิดตามขนาดตันความเย็น (บาท / Ton / ชั่วโมง):
2.3 คำนวณตามภาระการทำความเย็นของพื้นที่นั้นๆ
4. สูตรและตัวอย่างการคำนวณค่า OT Air
(หมายเหตุ: หากพื้นที่เช่าเล็กกว่าเงื่อนไขขั้นต่ำของอาคาร ให้ใช้ พื้นที่ขั้นต่ำ ในการคำนวณ)
ตัวอย่างการคำนวณจริง:
บริษัทของคุณเช่าพื้นที่ออฟฟิศขนาด 150 ตารางเมตร ในอาคารแห่งหนึ่ง โดยมีเงื่อนไขค่า OT Air ดังนี้:
1. อัตราค่า OT Air: 2.00 บาท / ตร.ม. / ชั่วโมง
2. ข้อกำหนดอาคาร: กำหนดพื้นที่ขั้นต่ำในการขอเปิดที่ 200 ตารางเมตร และต้องแจ้งล่วงหน้าอย่างน้อย 24 ชั่วโมง
3. พนักงานต้องทำงานวันเสาร์เต็มวัน (หลัง 12:00 น. เป็นต้นไป) ตั้งแต่เวลา 12:00 – 17:00 น. (รวม 5 ชั่วโมง)
ขั้นตอนการคำนวณ:
1. ตรวจสอบพื้นที่ที่ใช้คำนวณ: เนื่องจากพื้นที่เช่าจริงคือ 150 ตร.ม. ซึ่งน้อยกว่าขั้นต่ำ 200 ตร.ม. ดังนั้นจึงต้องคิดค่าบริการที่ 200 ตารางเมตร
2. คำนวณค่า OT Air ต่อชั่วโมง = 200 X 2.00 บาท = 400 บาท/ชั่วโมง
3. คำนวณค่า OT Air รวม 5 ชั่วโมง = 400 บาท X 5 ชั่วโมง = 2,000 บาท/วัน
หากทำ OT ในลักษณะนี้เดือนละ 4 วันเสาร์:
- รวมค่า OT Air ทั้งสิ้นต่อเดือน = 2,000 X 4 = 8,000 บาท (ยังไม่รวม VAT 7%)
5. กลยุทธ์ลดค่า OT Air และค่าไฟออฟฟิศให้ได้ผลจริง
หากต้องการควบคุมงบประมาณค่าใช้จ่ายประจำเดือนอย่างมีประสิทธิภาพ ลองนำเทคนิคเหล่านี้ไปปรับใช้ในองค์กร:
1. ติดตั้งระบบแอร์แยกเฉพาะจุด (Split Type System) สำหรับโซนทำงานนอกเวลา:
- สำหรับห้องที่มีการทำงานดึกหรือทำงาน 24 ชั่วโมง เช่น ห้องเซิร์ฟเวอร์ (Server Room), ห้องปฏิบัติการ IT หรือห้องทำงานฝ่ายย่อย ให้ขออนุญาตอาคารติดตั้งแอร์ Split Type เพิ่มเติม ซึ่งค่าไฟจะคิดตามหน่วยมิเตอร์ปกติซึ่งถูกกว่าค่า OT Air ของระบบ Central Air มหาศาล
2. รวบรวมช่วงเวลาและจัดกลุ่มพนักงานทำ OT:
- ไม่ควรอนุมัติให้พนักงานกระจายกันทำ OT ในหลายพื้นที่ ให้กำหนดพื้นที่ส่วนกลางหรือห้องประชุมหลักไว้เป็น "OT Zone" เพื่อเปิดใช้แอร์เพียงโซนเดียว
3. ตรวจสอบข้อกำหนดเรื่องการขอเปิดแอร์ล่วงหน้า:
- อาคารหลายแห่งคิดค่าปรับกรณีขอเปิด OT Air แบบกะทันหัน (Emergency Request) สูงกว่าอัตราปกติ 20-50% การวางแผนตารางทำงานล่วงหน้าจะช่วยประหยัดตรงนี้ได้
4. วางระบบเปิด-ปิดไฟและอุปกรณ์ไฟฟ้าอัตโนมัติ:
- ใช้ Smart Switch หรือตั้งเวลาตัดไฟเครื่องใช้ไฟฟ้าที่ไม่จำเป็นหลัง 18:00 น. เพื่อลดการสูญเสียพลังงานจากการลืมปิดของพนักงาน
