คู่มือการวางแผนหาสำนักงานให้เช่าใหม่: ต้องเตรียมตัวอย่างไรให้คุ้มค่าและไร้ปัญหา

การเลือก "สำนักงานให้เช่า" หรือ "ออฟฟิศให้เช่า" แห่งใหม่ ไม่ใช่เพียงแค่การเลือกสถานที่สำหรับนั่งทำงานในแต่ละวันเท่านั้น แต่คือการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ที่ส่งผลต่อต้นทุน ภาพลักษณ์ขององค์กร ความสุขของพนักงาน ไปจนถึงโอกาสในการเติบโตของธุรกิจในอนาคต

สำหรับผู้บริหาร ทีมงานฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) หรือผู้จัดฝ่ายสถานที่ ที่ได้รับมอบหมายให้มองหาออฟฟิศใหม่ อาจต้องเผชิญกับคำถามมากมาย เช่น ควรเลือกทำเลไหน? งบประมาณเท่าไหร่ถึงจะเหมาะสม? ต้องตรวจเช็กสัญญาเช่าอย่างไรไม่ให้เสียเปรียบ?

บทความนี้ iRentOffice ได้รวบรวม ขั้นตอนการวางแผนเช่าสำนักงานใหม่แบบครบวงจร มาให้คุณใช้เป็นคู่มือเช็กลิสต์ ตั้งแต่เริ่มต้นคิด จนถึงวันที่ย้ายเข้าทำประโยชน์ได้อย่างมั่นใจ

1. กำหนดโจทย์และความต้องการพื้นฐาน (Identify Business Needs)

ก่อนที่คุณจะเริ่มเปิดเว็บไซต์หาพื้นที่เช่า สิ่งแรกที่ต้องทำคือการสำรวจความต้องการภายในองค์กรอย่างละเอียด เพื่อให้ได้ข้อสรุปที่ชัดเจนและไม่เสียเวลาในการเดินดูสถานที่ที่ไม่ตอบโจทย์

1.1 จำนวนพนักงานและแผนการเติบโตในอนาคต

1.1.1 ปัจจุบันมีพนักงานกี่คน: คำนวณพื้นที่เฉลี่ยตามมาตรฐาน (ประมาณ 4 – 6 ตารางเมตรต่อคน สำหรับพื้นที่ทำงานทั่วไป)

1.1.2 แผนการขยายทีมใน 1–3 ปี: หากบริษัทมีแผนรับพนักงานเพิ่มขึ้น 20% ในปีหน้า ควรเลือกพื้นที่ที่รองรับการขยายตัว หรือเลือกอาคารที่มีตัวเลือกในการขอเช่าพื้นที่เพิ่มในภายหลัง

1.1.3 รูปแบบการทำงาน (Work Style): บริษัทของคุณทำงานแบบเข้าออฟฟิศ 100% หรือเป็นแบบ Hybrid / Flexible Work? หากใช้ระบบ Hybrid คุณอาจลดขนาดพื้นที่ทำงานส่วนบุคคล (Dedicated Desks) แล้วเพิ่มพื้นที่ส่วนกลาง (Hot Desks / Co-Working Space) เพื่อประหยัดค่าเช่า

1.2 การจัดสรรพื้นที่ใช้งาน (Space Utilization)

ออฟฟิศไม่ได้มีแค่โต๊ะทำงาน คุณต้องประเมินพื้นที่ใช้สอยอื่นๆ เพิ่มเติมด้วย เช่น:

1. ห้องประชุม (Meeting Rooms): ต้องการกี่ห้อง ขนาดใหญ่หรือขนาดเล็ก?

2. ห้องผู้บริหาร (Executive Office): จำเป็นต้องมีห้องทำงานส่วนตัวกี่ห้อง?

3. โซนต้อนรับ (Reception Area): ต้องมีพื้นที่ต้อนรับลูกค้าอย่างเป็นทางการหรือไม่?

4. พื้นที่ส่วนกลาง: ห้องทานอาหาร/ห้องครัว (Pantry), ห้องพักผ่อน (Breakout Area), ห้องเก็บเอกสาร หรือห้องเซิร์ฟเวอร์ (Server Room)

2. ตั้งงบประมาณที่ครอบคลุม (Budget Planning)

ค่าใช้จ่ายในการเช่าออฟฟิศ ไม่ได้มีแค่ "ค่าเช่ารายเดือน" เท่านั้น แต่ยังมีค่าใช้จ่ายแฝงอื่นๆ ที่ต้องนำมารวมในแผนการเงินเพื่อไม่ให้กระทบกระแสเงินสดของบริษัท

รายการค่าใช้จ่าย	รายละเอียดที่ต้องพิจารณา
1. ค่าเช่าและค่าบริการ (Rent & Service Charge)	มักคิดเป็น ราคา/ตารางเมตร/เดือน (ตรวจสอบว่ารวมภาษีที่ดินและสิ่งปลูกสร้างแล้วหรือไม่)
2. เงินประกันการเช่า (Security Deposit)	โดยทั่วไปจะอยู่ที่ประมาณ 3–4 เดือน ของค่าเช่า ซึ่งจะได้รับคืนเมื่อหมดสัญญา
3. ค่าเช่าล่วงหน้า (Advance Rent)	มักเรียกเก็บ 1 เดือน ก่อนเข้าอยู่
4. ค่าสาธารณูปโภค (Utilities)	ค่าน้ำ ค่าไฟ (ตรวจสอบว่าคิดตามจริงของรัฐบาล หรือคิดราคาเหมา/บวกเพิ่มของอาคาร)
5. ค่าตกแต่งและปรับปรุง (Fit-out & Renovation)	ค่าออกแบบ ก่อสร้าง กั้นห้อง ทำระบบไฟ/แอร์
6. ค่าที่จอดรถ (Parking Fee)	อาคารส่วนใหญ่จะมีโควตาที่จอดรถฟรีตามสัดส่วนพื้นที่ (เช่น 100 ตร.ม. ต่อ 1 คัน) ส่วนที่เหลือต้องจ่ายเพิ่มรายเดือน
7. ค่าบริการส่วนกลางอื่นๆ	เช่น ค่าโอทีแอร์ (OT Air-Condition) กรณีทำงานนอกเวลาทำการปกติ, ค่าขยะ, ค่าอินเทอร์เน็ต

3. การเลือกทำเลศักยภาพ (Location Strategy)

ทำเลออฟฟิศที่ดีส่งผลโดยตรงต่อการเดินทางของพนักงานและการติดต่อกับลูกค้า การเลือกทำเลควรพิจารณาจากปัจจัยหลักๆ ดังนี้:

3.1 การเดินทางของพนักงานและลูกค้า (Accessibility)

3.1.1 ใกล้ระบบขนส่งสาธารณะ: เช่น รถไฟฟ้า BTS, MRT, SRT สายสีต่างๆ หรือ Airport Rail Link ช่วยให้พนักงานเดินทางสะดวก ลดปัญหาการมาทำงานสาย

3.1.2 เชื่อมต่อทางด่วนและถนนสายหลัก: สะดวกสำหรับพนักงานหรือผู้บริหารที่ใช้รถยนต์ส่วนตัว รวมถึงการเดินทางไปพบลูกค้า

3.1.3 ใกล้นครหรือยุทธศาสตร์สำคัญ: เช่น ใกล้สนามบินดอนเมือง/สุวรรณภูมิ สำหรับธุรกิจที่ต้องติดต่อต่างประเทศหรือโลจิสติกส์

3.2 สิ่งอำนวยความสะดวกโดยรอบ (Amenities)

พนักงานไม่ได้อยู่แค่ในออฟฟิศตลอด 8 ชั่วโมง ทำเลที่ดีควรมี:

3.2.1 ร้านอาหาร ตลาด หรือศูนย์อาหารราคาย่อมเยาสำหรับมื้อกลางวัน

3.1.2 ร้านสะดวกซื้อ ธนาคาร ร้านกาแฟ สำหรับการนั่งคุยงานย่อย

3.2.3 ห้างสรรพสินค้าหรือฟิตเนสใกล้เคียง เพื่อคุณภาพชีวิตที่ดีหลังเลิกงาน

4. ทำความรู้จักกับประเภทของสำนักงานให้เช่า

ในปัจจุบัน อาคารสำนักงานมีให้เลือกหลายประเภทตามความต้องการและงบประมาณ:

[ประเภทออฟฟิศให้เช่า]
  ├── 1. Bare Shell (ห้องเปล่า) ──> เหมาะกับบริษัทที่ต้องการออกแบบเองทั้งหมด
  ├── 2. Fitted / Fully Furnished ──> มีตกแต่งบางส่วน/ครบ พร้อมเข้าอยู่ได้ทันที
  ├── 3. Co-Working Space / Serviced Office ──> สัญญา ยืดหยุ่น รวมบริการทุกอย่าง
  └── 4. Standalone Building / Home Office ──> ได้ความเป็นส่วนตัว ไม่ต้องจ่ายค่าส่วนกลางสูง
1. ห้องเปล่า (Bare Shell): มีเฉพาะพื้นปูน พื้นเรียบ และระบบผนังปูน เหมาะสำหรับบริษัทขนาดกลาง-ใหญ่ที่ต้องการออกแบบออฟฟิศให้สะท้อนเอกลักษณ์ของแบรนด์ตนเอง
2. ออฟฟิศพร้อมอยู่ (Fully Furnished / Fitted Space): มีการกั้นห้อง ติดตั้งระบบไฟ แอร์ และเฟอร์นิเจอร์ไว้แล้ว ช่วยประหยัดงบตกแต่งและประหยัดเวลาในการย้ายเข้า
3. เซอร์วิสออฟฟิศ (Serviced Office / Co-Working Space): เหมาะกับสตาร์ทอัพ หรือบริษัทที่ต้องการความยืดหยุ่นสูง มีสัญญาเช่าระยะสั้น (เช่น 3-6 เดือน) พร้อมอินเทอร์เน็ต แม่บ้าน และแม่กองส่วนกลาง

5. ขั้นตอนการสำรวจพื้นที่และการตรวจสัญญา (Site Inspection & Legal)

เมื่อได้รายการอาคารที่สนใจแล้ว ขั้นตอนถัดไปคือการนัดหมายเข้าชมสถานที่จริงและการตรวจสอบข้อตกลงทางกฎหมาย

5.1 สิ่งที่ต้องเช็กเมื่อไปดูสถานที่จริง

5.1.1 แสงสว่างและทัศนียภาพ: มีแสงธรรมชาติเข้าถึงหรือไม่ วิวภายนอกช่วยสร้างบรรยากาศที่ดีในการทำงานหรือไม่

5.1.2 ระบบเครื่องปรับอากาศ: เป็นระบบแอร์รวม (Central Air) ที่เปิด-ปิดตามเวลา หรือเป็นระบบแอร์แยกส่วน (Split Type) ที่เปิดได้ 24 ชั่วโมง? (สำคัญมากหากบริษัทต้องทำงานเลิกดึกหรือวันเสาร์-อาทิตย์)

5.1.3 ความเร็วและความเสถียรของอินเทอร์เน็ต: อาคารรองรับผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต (ISP) ค่ายใดบ้าง มีค่าธรรมเนียมการเดินสายเข้าอาคารหรือไม่

5.1.4 ระบบรักษาความปลอดภัย: มีกล้อง CCTV, ระบบสแกนหน้า/บัตรเข้า-ออก และเจ้าหน้าที่ รปภ. 24 ชั่วโมงหรือไม่

5.2 ข้อตกลงในสัญญาเช่าที่ต้องระวัง (Lease Agreement Checkpoints)

5.2.1 ระยะเวลาสัญญา (Lease Term): สัญญาเช่าออฟฟิศทั่วไปมักอยู่ที่ 3 ปี (หากต้องการสัญญาระยะยาวกว่านี้ อาจต้องจดทะเบียนการเช่าที่กรมที่ดิน)

5.2.2 การขอต่อสัญญา (Option to Renew): ต้องระบุเงื่อนไขการต่อสัญญาเช่าล่วงหน้า เช่น แจ้งก่อนหมดสัญญา 3-6 เดือน และจำกัดเพดานการปรับขึ้นค่าเช่า (เช่น ไม่เกิน 10-15%)

5.2.3 ระยะเวลาก่อสร้าง/ตกแต่ง (Fit-Out Period): โดยทั่วไปผู้เช่าสามารถขอ Rent-Free Period หรือช่วงเวลาปลอดค่าเช่าประมาณ 1–3 เดือน เพื่อให้ผู้เช่าทำการตกแต่งออฟฟิศก่อนเปิดใช้งานจริง (จ่ายเฉพาะค่าบริการหรือค่าไฟ)

5.2.4 เงื่อนไขการคืนพื้นที่ (Restoration Clause): ตรวจสอบว่าเมื่อหมดสัญญา คุณต้องส่งมอบพื้นที่คืนในสภาพใด (ต้องรื้อถอนสิ่งตกแต่งทั้งหมดกลับเป็นห้องเปล่าหรือไม่)

6. วางแผนการย้ายและส่งมอบงาน (Relocation & Timeline Management)

เพื่อให้กระบวนการย้ายออฟฟิศเป็นไปอย่างราบรื่น ไม่กระทบต่อการทำงานประจำวัน ควรจัดทำ Timeline การทำงานล่วงหน้าอย่างน้อย 3–6 เดือน

 timeline การย้ายออฟฟิศ (3-6 เดือน)
 ─────────────────────────────────────────────────────────────
 [เดือนที่ 1-2] : กำหนดความต้องการ, ตั้งงบ, เลือกทำเล และเข้าดูสถานที่
 [เดือนที่ 3]   : เจรจาเงื่อนไข, เซ็นสัญญาเช่า, เลือกบริษัทออกแบบตกแต่ง
 [เดือนที่ 4-5] : ดำเนินการตกแต่ง (Fit-Out), ติดตั้งระบบ IT & Internet
 [เดือนที่ 6]   : ย้ายอุปกรณ์/เอกสาร, ทดสอบระบบ, เริ่มเข้าทำงาน
 ─────────────────────────────────────────────────────────────

เช็กลิสต์สำคัญก่อนวันย้าย:

1. แจ้งย้ายที่อยู่กับหน่วยงานราชการ: ย้ายทะเบียนบ้านบริษัท อัปเดตเอกสารภาษี (ภ.พ. 20) กับกรมสรรพากร และกรมพัฒนาธุรกิจการค้า

2. แจ้งคู่ค้าและลูกค้า: ทำการแจ้งเปลี่ยนที่อยู่จัดส่งเอกสารและใบกำกับภาษีล่วงหน้า

3. วางแผนการย้ายระบบ IT: ย้ายเซิร์ฟเวอร์ ระบบโทรศัพท์ และติดตั้งระบบอินเทอร์เน็ตล่วงหน้าอย่างน้อย 1-2 สัปดาห์ก่อนวันย้ายจริง เพื่อป้องกันระบบล่มในวันเปิดทำงาน

สรุป: หาออฟฟิศที่ใช่เพื่อการเติบโตอย่างมั่นคง

การหาสำนักงานให้เช่าใหม่ไม่ใช่เรื่องยาก หากมีการวางแผนที่รัดกุมและเป็นระบบ ตั้งแต่การประเมินความต้องการ การตั้งงบประมาณ การเลือกทำเลที่เดินทางสะดวก ไปจนถึงการตรวจสัญญาเช่าอย่างรอบคอบ

หากคุณกำลังมองหา ออฟฟิศให้เช่า ในทำเลศักยภาพทั่วกรุงเทพฯ ไม่ว่าจะเป็นโซนใจกลางเมือง (CBD) อย่างสุขุมวิท สีลม สาทร หรือโซนกำลังเติบโตอย่าง บางนา ศรีนครินทร์ รามคำแหง แจ้งวัฒนะ และวิภาวดีรังสิต iRentOffice.com พร้อมเป็นผู้ช่วยให้คุณค้นหาพื้นที่ทำงานที่ตอบโจทย์ธุรกิจของคุณได้ง่าย รวดเร็ว และคุ้มค่าที่สุด

พร้อมค้นหาสำนักงานให้เช่าที่ตรงใจคุณแล้วหรือยัง?

เข้าชมรายการออฟฟิศให้เช่าอัปเดตใหม่ล่าสุด หรือติดต่อทีมงานผู้เชี่ยวชาญด้านพื้นที่เช่าได้ที่ www.irentoffice.com

แบบฟอร์มติดต่อกลับ เช่าออฟฟิศ สำนักงาน